CAPTURE CLOUD BASED

 
Approccio Cloud e Zero Footprint

La buzzword degli ultimi tempi è decisamente “Cloud”, in italiano “nuvola”, immagine fantasiosa che ben interpreta i concetti chiave di questo nuovo approccio all’informatica:
• Infrastruttura scalabile a piacimento, in tempo reale
• Nessun investimento upfront in hardware e licenze
• Pago solo ciò che uso e quando lo uso
• Non ho l’overhead di una gestione IT in house
• Le mie applicazioni sono indipendenti dal sistema operativo e dal PC su cui le uso
• Ho un accesso ubiquo a ciò che mi serve, basta che sia connesso ad Internet

Si potrebbe continuare per pagine, ma questi punti già fanno correre l’immaginazione degli utenti business che già possono trarre enormi vantaggi dal reingegnerizzare i loro processi aziendali, facendo leva su questo paradigma. Avere accesso alle applicazioni chiave ed ai dati necessari usando un qualsiasi dispositivo su cui giri un browser (computer, tablet, smartphone etc.), senza impazzire con aggiornamenti e manutenzioni da pagare, riducendo al minimo gli investimenti infrastrutturali e dando accesso sicuro da qualsiasi parte del globo, fa certo venire l’acquolina in bocca sia al management dell’utenza finale, sia a chi propone servizi a valore aggiunto o chi sviluppa sistemi!
Sempre più aziende stanno usufruendo dei servizi applicativi Cloud based, dalle semplici virtualizzazioni dell’infrastruttura server con Amazon EC (ed i mille cloni in ogni nazione), all’uso di servizi di storage online, condivisibile e autosincronizzante (Dropbox, iCloud, SugarSync, Wuala, etc.) che, volendo essere precisi, rappresentano una piccola evoluzione applicativa rispetto alla semplice virtualizzazione dell’infrastruttura.

Il fenomeno interessante è invece quello della sempre più massiccia adozione di servizi applicativi business critical basati su Cloud. Qualche “piccolo” esempio? Salesforce.com, Google Docs, Google Apps e la sua miriade di add on, Microsoft Office WebApp, per i creativi Aviary o Pixlr. Ci sono già vari provider di servizi VoIP che usano un approccio Cloud, primo fra tutti RingCentral che ha reso obsoleto il concetto di centralino intelligente in sede!
Questi servizi business (Document Management, CRM, Saleforce Automation, Telefonia avanzata, Office Automation, produzione e ritocco di suoni, immagini e filmati, project management etc.) hanno la caratteristica di costare nulla in configurazione base e senza supporto, oppure di avere un canone di abbonamento d’uso mensile o annuale in versione Enterprise (o Business), solitamente molto più basso del corrispettivo costo delle licenze (e spesso della sola manutenzione annuale!).
Un ulteriore punto molto importante, specie per chi deve gestire flotte di PC aziendali, questi servizi hanno un approccio “zero-footprint”. Ossia non è necessario installare alcun software sul computer che utilizzerà il servizio, l’unica cosa che serve è un browser moderno (cioè che sia in grado di eseguire JavaScript), componente che quasi sempre è già nel sistema operativo (Android, iOS, Windows, Linux, Mac, etc.).
Come direbbero gli anglosassoni, questo approccio è “disruptive” (ed infatti sta facendo tremare i polsi a varie entità dell’informatica classica), ma è una valanga che non può essere fermata. Naturalmente serve un accesso ad Internet a velocità adeguata, cosa che non sempre è possibile, specie in alcune zone, oggi siamo in grado di avere un’usabilità ottima di questi servizi applicativi Cloud anche tramite una chiavetta 3G.

La cattura e il Cloud: matrimonio possibile?

La domanda che sorge spontanea, almeno a chi ha qualche annetto di esperienza documentale, è perchè non ci sono servizi disponibili per l’acquisizione documentale in ottica Cloud?
La nostra personale interpretazione per questa carenza è piuttosto articolata e vede radici culturali nel modo in cui la cattura documentale è stata spesso posizionata. Infatti un elemento chiave dell’acquisizione è di essere stata considerata come l’ultimo passaggio di un processo aziendale, nel quale la documentazione prodotta veniva digitalizzata per andare in un archivio elettronico (magari in modalità sostitutiva), per risparmiare spazio e cercare velocemente i documenti in caso di necessità (leggi contenzioso), insomma quello che viene definito “Scan To Archive”.

Ovviamente la proposta di valore per tale approccio esiste, ma riteniamo sia piuttosto limitata in quando il valore aggiunto che può dare al processo aziendale è relativo (se escludiamo l’aderenza alle normative di compliance). In altri casi la cattura veniva eseguita per estrarre in modo massivo i dati dai documenti, quindi Form Processing o Free Form Processing, ma sempre in ottica centralizzata e in funzione di specifiche attività verticali.

Per catturare il vero valore dell’acquisizione elettronica dei documenti , riteniamo sia il caso di farla all’inizio del processo, proprio per attivare il workflow che sottende l’attività, usando i documenti come veicolo delle informazioni chiave per quello specifico processo. In questo modo, si può catturare la sorgente dell’informazione nel momento e nel luogo in cui entra in azienda, per poi passarla ai sistemi di classificazione documentale e di estrazione automatica dei metadati, il cui output farà attivare automaticamente il workflow corretto, in base alla tipologia di documento ed ai sui metadati. Questa semplice rivoluzione copernicana del momento e del luogo dell’acquisizione ha degli interessanti effetti collaterali:

• Distribuisce la cattura portandola nei punti in cui il documento viene generato oppure entra in azienda per attivare una transazione che si completa altrove (es: sinistri in agenzia, apertura nuovo conto in filiale, ricezione fatture in sedi periferiche, gestione delle PDA – proposta di acquisto – etc.)
• Abbatte significativamente il numero di documenti da gestire per singola entità locale: se ho 100 filiali che generano 100 documenti di 3 pagine al giorno ognuna, è più semplice far gestire a loro stesse l’acquisizione del modesto volume dei 300 pagine ciascuna, anzichè mettere in piedi un struttura centralizzata per catturare 30.000 pagine al giorno (100*3*300 = 30.000).
• I sistemi che sottendono alla classificazione ed alla estrazione dei metadati lavorano sul risultato dell’acquisizione producendo i loro risultati che possono (o meno) necessitare di una verifica: configurando in modo appropriato tali sistemi, possono diventare dei servizi esposti da un sistema Cloud, scalabile a piacere e disponibile sempre.
• Il “materiale grezzo” che deve essere classificato e da cui estrarre dati, può essere inviato ai servizi appena citati usando diversi canali: scan remoto via web, e-mail (con o senza attach), fax, invio da periferica multifunzione, trasmissione dei file con diverse tecniche, upload via web.
• Il risultato dei servizi esposti dal Cloud può quindi essere reso disponibile all’interno di una interfaccia web per completare le fasi di validazione (conferma classificazione, correzione metadati letti), fruibile da PC, Tablet e altri dispositivi.

In questo modo è possibile suddividere il lavoro in maniera semplice e scalabile, parallelizzando quei passaggi più onerosi: più utenti insieme (100) caricano i propri documenti (a cui tengono…) mentre una infrastruttura scalabile in Cloud si occupa dei processi computazionali più onerosi, con il risultato di un abbattimento del tempo totale della transazione.

Un Processo noto… anche troppo!

Facciamo un esempio concreto dell’uso di un approccio di cattura distribuita e Cloud: la tentata vendita di servizi . Ogni volta che andiamo in un centro commerciale, troviamo sempre dei chioschetti nei corridoi ove le aziende cercano di farci comprare un abbonamento a qualcosa (telefonia, televisione) o farci aprire un nuovo conto corrente o carta di credito. Solitamente i passaggi sono i seguenti:

1. Il venditore compila della modulistica per la richiesta del servizio (PDA)
2. Il cliente firma quanto compilato e fornisce dei documenti di supporto (identità, codice fiscale, carta di credito etc.)
3. Il venditore fotocopia i documenti aggiuntivi e consegna una copia dei moduli al cliente
4. A fine giornata (o a fine settimana) il venditore consegna al back office i moduli prodotti
5. Il back office acquisisce manualmente i dati dai moduli e smista la pratica al personale addetto alla lavorazione. Le copie dei documenti di supporto ed i moduli controfirmati verranno caricate sull’archivio elettronico.
6. Dopo qualche giorno il cliente riceve conferma dell’attivazione del servizio ( o le richieste di documenti e dati aggiuntivi)

In questo modo tradizionale, il processo delle richieste di servizio avviene con un intervallo di qualche ora ed il cliente ha visibilità della sua pratica solo dopo uno o più giorni, dando un servizio certamente non impeccabile.
Come possiamo rivedere il processo sulla base di quanto qui scritto? Sfruttiamo i servizi che mettiamo in Cloud!

1. Il venditore compila della modulistica (PDA) per la richiesta del servizio
2. Il cliente firma quanto compilato e fornisce dei documenti di supporto (identità, codice fiscale, carta di credito etc.)
3. Il venditore, connesso ad Internet via 3G o hot spot pubblico, acquisisce direttamente i documenti aggiuntivi inviandoli ai servizi Cloud e consegna una copia dei moduli al cliente
4. I servizi di classificazione e estrazione dati processano i documenti ricevuti e archiviano le immagini caricate nel giro di pochi minuti
5. Se esistono incertezze di classificazione o lettura, i servizi sul Cloud possono notificare via SMS al venditore che deve eseguire una correzione, cosa che può fare usando solo il Browser Web, di fronte al suo cliente.
6. Completata la correzione, i documenti ed i dati vanno a creare una nuova pratica per il knowledge worker di riferimento
7. Il cliente riceve una notifica via mail e/o via SMS dell’avvenuta presa in carico della pratica

In questo modo il ciclo della transazione si chiude nel giro di pochi minuti ed in modo interattivo, rendendo partecipe il cliente dello stato di avanzamento della sua pratica. I vantaggi sono chiari e, ovviamente, l’uso di accesso mobile ad Internet, l’esposizione dei servizi “intelligenti” di cattura sul Cloud unito alla disponibilità di strumenti di acquisizione di qualità per uso nomadico e di interfacce utente nate per funzionare in ambiente web sono gli elementi cardine per accelerare drammaticamente molti processi.

Aggiungendo il vantaggio dell’assenza di complessità dovute ad installazione di software sulle macchine locali (zero footprint) e di problemi di manutenzione, aggiornamenti di versione e tanti altri mal di testa, c’è da chiedersi ” ma cosa stiamo aspettando?”…

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